ย้ายข้อมูลจาก Excel ไปใช้ใน Access

รายละเอียด :     การสร้างฐานข้อมูลใน Access นั้นมีขั้นตอนที่ยุ่งยากและวุ่นวายพอสมควร ซึ่งคุณต้องกำหนดโครงสร้างตาราง เช่นชื่อฟิลด์ , ชนิดข้อมูล , ความกว้างในการจัดเก็บ จากนั้นจึงป้อนข้อมูลลงไปเก็บในตารางได้ อย่ากระนั้นเลยเพื่อลดความยุ่งยากตรงนั้นเราจะมาเตรียมข้อมูลด้วย Excel แทนด้วยขั้นตอนง่าย ๆ จากนั้นค่อยโอนย้ายข้อมูลไปใช้ใน Access แทน มาดูขั้นตอนการโอนย้ายข้อมูลกันเลย



1. เปิด Excel ขึ้นมาเพื่อที่จะเก็บข้อมูล ในแถวแรกให้กำหนดเป็นชื่อของหัวเรื่อง โดยพิมพ์แยกตามคอลัมน์จากซ้ายไปขวาตามหัวข้อที่คุณมี ส่วนแถวอื่น ๆ ถัดจากหัวเรื่องก็จะเป็นรายการข้อมูลที่คุณต้องการ จากนั้นให้คุณสร้างสูตรคำนวณ และบันทึกไฟล์ข้อมูลให้เรียบร้อย

2. เตรียมไฟล์ฐานข้อมูลใน Access เพื่อจะได้นำข้อมูลจาก Excel มาใช้ โดยให้คุณเปิดโปรแกรม Access ขึ้นมา แล้วเลือกคำสั่ง File > New สร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่เป็น Blank Database จากนั้นกำหนดชื่อไฟล์ ฐานข้อมูล และคลิกที่ Create คุณก็จะได้ฐานข้อมูลว่าง ๆ

3. กลับไปที่โปรแกรม Excel ให้เลือกพื้นที่ข้อมูลในทั้งหมดที่ต้องการนำไปใช้ใน Access โดยคลิกลากคลุมพื้นที่ จากนั้นเลือกคำสั่ง Edit > Copy หรือคลิกขวาบนข้อมูล เลือกคำสั่ง Copy จะปรากฎเส้นประวิ่ง รอบข้อมูล

4. สลับกลับไปยังโปรแกรม Access อีกครั้งให้คุณคลิกขวาบนพื้นหน้าต่าง Database แล้วเลือกคำสั่ง Paste รอสักครู่หนึ่งเมื่อ Copy เสร็จจะขึ้นหน้าต่างแสดงข้อความว่าได้ Imported นำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว และมีชื่อตาราง เหมือนใน Excel

5. เปิดตารางข้อมูลมาดูหรือสามารถใช้งานได้ แต่ราอาจจะต้องปรับแต่งการทำงานเพิ่มเติมนิดหน่อย เพื่อให้ข้อมูลมีความสมบูรณ์มากขึ้น