มารยาทสำหรับการใช้งานอีเมล์

รายละเอียด :     • พึงระลึกไว้เสมอว่าความปลอดภัยของข้อมูลที่ส่งผ่านอินเทอร์เน็ตโดยไม่ได้ผ่านระบบการเข้ารหัส ก็เหมือนกับการส่งไปรษณียบัตร ที่ข้อมูลสามารถถูกอ่านได้โดยง่าย ดังนั้นถ้าจะส่งข้อมูลที่สำคัญหรือเป็นความลับควรทำผ่านระบบการเข้ารหัส

• ถ้าจะใช้คำสั่งการส่งต่อ (Forward) อีเมล์ ท่านไม่ควรแก้ไขข้อความใดๆทั้งสิ้น ได้รับมาอย่างไร ควรส่งต่อไปอย่างนั้น

• ในการตอบอีเมล์กลับ ควรดูในรายชื่อที่จะส่งกลับให้ดีว่าส่งให้กับคนที่ต้องการแน่หรือไม่ หรือส่งกลับให้ทั้งหมดในรายชื่อ

• จะเป็นการดีถ้าท่านจะส่งอีเมล์ โดยระบุเรื่อง (Subject) ที่จะส่งให้ชัดเจน และไม่ควรมีเนื้อหายาวจนเกินไป และเขียนให้ชัดเจน เพื่อความสะดวกของผู้รับ ผู้รับจะสามารถเข้าใจได้ว่าท่านจะติดต่อกับเขาในประเด็นไหนจากเรื่องที่ท่านระบุมา

• ในการพิมพ์ด้วยภาษาอังกฤษต้องใช้ทั้งอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก เพราะถ้าท่านใช้ตัวพิมพ์ใหญ่อย่างเดียวนั้นจะสื่อความหมายว่าท่านกำลังตะคอกใส่ผู้รับ

• การใช้สัญลักษณ์แสดงอารมณ์ (Emoticons) เช่นจะสื่อว่าท่านกำลังยิ้ม :) หรือกำลังไม่มีความสุข :( ไม่ควรใช้เพราะผู้รับอาจจะไม่เข้าใจความหมายที่ท่านต้องการจะสื่อ

• ถ้าไม่มีเวลาจะตอบอีเมล์แบบเต็มๆ ควรส่งข้อความแจ้งกลับสั้นๆ เพื่อให้ผู้ส่งได้ทราบว่าท่านรับทราบข้อมูลแล้วและกำลังดำเนินการ หรือจะตอบแบบเต็มภายหลัง

• อย่าส่งข้อความหรือโฆษณาให้ผู้อื่นโดยไม่ได้รับความยินยอมก่อน

• อย่าส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เกินไปไปกับอีเมล์ โดยไฟล์ที่มีขนาดมากกว่า 150 กิโลไบต์ ถือว่าใหญ่แล้ว

• ถ้ามีผู้รับจำนวนมากให้ใส่ชื่อในช่องสำเนาซ่อน(Blind carbon copy: BCC) แทน

• หลีกเลี่ยงการใช้ฟอนต์ที่ไม่เป็นมาตรฐาน

• การเขียนวันที่ควรใช้รูปแบบ 11 Feb 2002 เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

• ศึกษาเรื่องการใช้คำย่อในการเขียนอีเมล์ เช่น FYI = for your information

• อย่าให้ username กับ password ของท่านกับผู้ที่อ้างตนเป็นผู้ดูแลระบบติดต่อกับท่านเพื่อขอข้อมูลของท่านมาเพื่อทำการปรับปรุง เพราะว่าความจริงนั้นผู้ดูแลระบบสามารถเข้าปรับปรุงข้อมูลของท่านได้โดยไม่ต้องร้องขอข้อมูลใดๆอีก

• ก่อนส่งข้อมูลใด สู่ผู้รับจำนวนมากพร้อมๆกันควรพิจารณาเนื้อหาให้รอบคอบก่อนส่งออก ถ้าส่งผิดพลาดออกไปให้รีบทำการส่งอีเมล์เพื่อขอโทษทันที



ทิปโดย www.ecommerce.or.th