รอดตายเพราะไฟล์สำรองใน Excel

รายละเอียด :

    คุณเคยพบกับเหตุการณ์ที่ไฟล์ Excel ที่มีความสำคัญมากถูกจัดเก็บทับด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือครบถ้วน อันเป็นผลมาจากความรีบร้อนของคุณเอง ซึ่งบ่อยครั้งที่ผลลัพธ์คือ คุณต้องกลับเข้าไปแก้ไขใส่สูตรกันหน้ามึด คงดีไม่น้อยหาก Excel ได้มีการสำรองไฟล์ไว้ก่อนหน้าที่ความผิดพลาดนั้นจะเกิดขึ้น



ข่าวดีก็คือ Excel จะมีตัวเลือกสำหรับการสำรองไฟล์สำคัญๆ ในหน้าต่างการจัดเก็บเป็นไฟล์อื่น (Save As) ด้วย แต่หลายคนอาจจะไม่ทราบ คุณสามารถพบตัวเลือกดังกล่าวได้จากในหน้าต่าง Save As ซึ่งปกติจะมีเมนู Tools อยู่ซ้ายสุดของแถบการทำงานด้านบน ให้คลิกแล้วเลือกตัวเลือก General Options สังเกตุที่ด้านบนสุดของหน้าต่าง Save Options คุณจะเห็นเช็คบ๊อกซ์อันหนึ่งอยู่หน้าข้อความว่า “Always create backup” ให้คุณคลิกเลือกออปชันนี้ แล้วคลิกปุ่ม OK เป็นอันเรียบร้อย ซึ่งผลลัพธ์ของการทำงานที่จะเกิดขึ้นคือ ทุกครั้งที่คุณจัดเก็บไฟล์ Excel จะสร้างแบคอัพไฟล์ขึ้นมาโดยอัตโนมัติ





ปกติไฟล์สำรองที่สร้างขึ้นจะเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าที่จะมีการจัดเก็บครั้งล่าสุดเสมอ โดยการแก้ไขล่าสุดของคุณจะถูกจัดเก็บลงในไฟล์ปัจจุบัน ในขณะที่ไฟล์สำรองจะไม่มีการจัดเก็บการเปลี่ยนแปลงครั้งล่าสุด ซึ่งเป็นประโยชน์มาก หากคุณเกิดความผิดพลาดในการจัดเก็บไฟล์สำคัญๆ ขึ้น





สำหรับไฟล์สำรองจะใช้ชื่อว่า “Backup of xxxxx” ครับ ก็หวังว่าทิป ครั้งนี้ คงจะเป็นประโยชน์กับผู้ใช้ Excel ทุกท่านนะครับ



ทิปจาก www.arip.co.th