ทำจดหมายเวียนใน Word

รายละเอียด :

    หลายครั้งที่เราต้องส่งจดหมายข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับหลายคน ยกตัวอย่างเช่น คุณครูที่ปรึกษาส่งจดหมายเรียนเชิญผู้ปกครองให้มาประชุมประจำปี ลักษณะการทำแบบนี้เราจะเรียกว่าการทำจดหมายเวียน สำหรับขั้นตอนนั้นมีรายละเอียดดังนี้



ขั้นแรกให้พิมพ์เนื้อหาจดหมายแต่เว้นตำแหน่งผู้รับไว้ก่อน ให้คลิ้กเมนู Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge คลิ้กคำสั่ง Use the current document คลิ้กคำสั่ง Next : Select recipients คลิ้กคำสั่ง Type a new list คลิ้กคำสั่ง Create เมื่อปรากฏหน้าต่าง New Address List ขึ้นมา ให้พิมพ์ชื่อ นามสกุลของผู้รับจดหมายลงไปในช่อง First Name และ Last Name ตามลำดับ คลิ้กปุ่ม New Entry พิมพ์ชื่อ นามสกุลผู้รับรายต่อไป คลิ้กปุ่ม New Entry หลังจากพิมพ์รายชื่อผู้รับจดหมายครบแล้ว ให้คลิ้กปุ่ม Close



ในหน้าต่าง Save Address List จะขึ้นมา ที่ช่อง File Name ให้ตั้งชื่อให้กับไฟล์ข้อมูลนี้ คลิ้กปุ่ม Save ที่หน้าต่าง Mail Merge Recipients ติ๊กเครื่องหมายถูกหน้ารายชื่อผู้รับที่เราต้องการจัดส่งจดหมายเวียนไปให้ คลิ้กปุ่ม OK คลิ้กคำสั่ง Next: Write your letter นำเคอร์เซอร์ไปวางในตำแหน่งชื่อผู้รับจดหมาย คลิ้กคำสั่ง More items ที่หน้าต่าง Insert Merge Field คลิ้กที่ First Name คลิ้กปุ่ม Insert เพื่อแทรกชื่อผู้รับลงไปในจดหมาย คลิ้กที่ Last Name คลิ้กปุ่ม Insert เพื่อแทรกนามสกุล ผู้รับลงไปในจดหมาย คลิ้กปุ่ม Close ที่ตำแหน่งชื่อผู้รับ จะมีคำสั่ง First Name และ Last name ปรากฏขึ้นมา ให้คลิ้กคำสั่ง Next: Preview your letters คลิ้กคำสั่ง Next: Complete the merge เสร็จสิ้นให้คลิ้กคำสั่ง Edit individual letters



ทิปจากหนังสือคอมพิวเตอร์ทูเดย์