องค์ประกอบของรายงานที่ดี

• หน้าปก ประกอบไปด้วยปกนอก และปกในโดยส่วนใหญ่แล้วจะเหมือนกัน ยกเว้นกรณีที่เราให้ร้านเย็บเล่มทำปกนูน ปกนอกก็จะแตกต่างออกไปบ้าง สมัยตอนเด็กผมชอบใช้ฟอนต์ใหญ่ ๆ พิมพ์หน้าปกเพราะว่าพื้นที่ว่างมันเยอะ พอทำงานมากขึ้นจะพบว่าฟอนต์ที่นิยมใช้จะไม่ใหญ่มาก แต่จะมีการจัดพื้นที่ว่างให้เหมาะสมมากกว่า ดังรูปที่ 1
  

  
  
  รูปที่ 1

  
  
  
  
  
  สำหรับหน้าปกนี้ยังนิยมใส่ตราสถาบันที่เกี่ยวข้องไว้ด้วย เป็นการบ่งบอกยี่ห้อว่ามาจากไหน


• ถัดมากจากปกก็เป็นหน้าก่อนสารบัญ ซึ่งมักจะมีเลขหน้าเป็น ก ข ค ไปเรื่อย ๆ ซึ่งก็ได้แก่ คำนำ บทคัดย่อ กิตติกรรมประกาศ ดังในรูปที่ 2
  

  
  
  รูปที่ 2

  
  
  
  
  
  เป็นกิตติกรรมประกาศที่เขียนค่อนข้างยาวเลยทีเดียว ส่วนใหญ่แล้วจะเขียนให้กระชับ แต่ว่าถ้ามีคนต้อขอบคุณเยอะก็ไม่ควรจะยาวเกินหนึ่งหน้า


• สารบัญ (หรือสารบาญก็ได้ครับ ถ้าชอบความโบราณ) นอกจากสารบัญหลักแล้ว ยังสามารถมีสารบัญย่อยแล้วแต่เนื้อหาเฉพาะของรายงานเล่มนั้น เช่น สารบัญภาพ สารบัญตาราง และรายการศัพท์ย่อต่าง ๆ ในรูปที่ 3 ครับ จะเห็นว่ามีเส้นโยงระหว่างเนื้อหาและเลขหน้าด้วยครับเพื่อจะได้หาเลขหน้าได้สะดวก
  

  
  
  รูปที่ 3

  
  


• สำหรับส่วนถัดไปก็เป็นเนื้อหาของรายงานซักที รายงานที่ดีควรมีการแบ่งเนื้อหาเป็นตอนหรือบท ต่าง ๆ อาทิ บทนำ เอกสารที่เกี่ยวข้อง วิธีการทดลอง ผลการทดลองและอภิปราย สรุปผลการดำเนินงาน เป็นต้น อาจมีภาพ ตารางประกอบ หรือสูตรการคำนวณ ก็จะช่วยให้เข้าใจง่ายและดูน่าสนใจยิ่งขึ้น หากนำเนื้อหามาจากแหล่งต่าง ๆ ก็ควรมีการอ้างอิงให้ถูกต้อง อาทิเช่น การอ้างชื่อ และการอ้างเลขในบรรณานุกรม กรณีที่ไม่ต้องการเขียนชื่อคนเดิมซ้ำกันหลาย ๆ ครั้ง ตัวอย่างอยู่ในรูปที่ 4-5 ครับ เป็นการอ้างอิงที่ใช้ตัวเลขและใช้ชื่อคน
  

  
  
  รูปที่ 4

  
  

  
  
  รูปที่ 5

  
  


• แน่นอนครับรายงานที่น่าเชื่อถือต้องมีบรรณานุกรม ซึ่งก็คือรายการของเอกสารที่เราได้ไปค้นคว้ามาเพื่อประกอบการทำรายงานนี้ รูปแบบการเขียนของแต่ละที่ก็แตกต่างกันออกไป แล้วแต่จะกำหนด ตัวอย่างอยู่ในรูปที่ 6 ครับ
  

  
  
  รูปที่ 6

  
  


• นอกจากนี้หากเรามีเนื้อหาเพิ่มเติมอะไรอีกก็สามารถใส่ไว้ได้ในส่วนของภาคผนวก ช่วยให้ส่วนของเนื้อหาไม่ยาวเกินไป หากต้องการข้อมูลที่เป็นรายละเอียดก็สามารถเปิดดูได้ในภาคผนวกนี้เอง

รูปแบบของการจัดพิมพ์รายงาน

• ฟอนต์ที่ใช้ ส่วนใหญ่แล้วจะใช้ Cordia New หรือ Angsana New ขนาดหัวข้อบท 20 pt รองลงมาเป็น 18 pt 16 pt และ 14 pt ตามลำดับ


• ขอบกระดาษ บน 1.5 นิ้ว (2 นิ้วสำหรับหน้าปกและหน้าแรกของบท) ซ้าย 1.5 นิ้ว ขวาและล่าง 1 นิ้ว


• การพิมพ์เลขหน้า วัดจากขอบบนและขอบด้านขวามาด้านละ 1 นิ้ว หน้าแรกของบทไม่พิมพ์เลขหน้า


• รูปแบบการพิมพ์ข้อความ ข้อความจะแบ่งระดับย่อหน้าเข้าไป โดยหัวข้อย่อยต้องย่อเข้าไปจากระดับปกติประมาณ 0.5 นิ้ว


• รูปแบบการพิมพ์ตาราง รูปภาพ และสมการประกอบ ต้องมีหมายเลขประกอบ เว้นระยะก่อนและหลังหนึ่งบรรทัด มีสารบัญให้สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

จากตัวอย่างของข้อกำหนดเหล่านี้ผมเชื่อว่าคุณผู้อ่านหลายท่านคงต้องตกเป็นลูกค้าของร้านรับพิมพ์งานไปเลย แต่หลังจากอ่านบทความนี้แล้วผมหวังว่าคุณผู้อ่านอาจจะเปลี่ยนใจมาลองพิมพ์เองดูก็ได้ครับ เพราะผมจะนำเทคนิคเด็ด ๆ ที่ตรงกับการใช้งานเหล่านี้มานำเสนอในตอนต่อไป สำหรับในตอนนี้ขอปิดท้ายด้วยการแนะนำโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดเบื้องต้นก่อนครับ ... (ต่อหน้าถัดไป)

ทิปจาก : www.arip.co.th